Kutije za odlaganje dokumenata i papira

2024 Autor: Sierra Becker | [email protected]. Zadnja izmjena: 2024-02-26 04:33

Red u dokumentima je važan za optimalne i brze rezultate rada. To vam omogućava da brzo pronađete potrebne papire, kao i da ih zaštitite od utjecaja vanjskih faktora. Da biste osigurali sistematizaciju i sigurnost dokumenata, morate znati kako ih pravilno arhivirati i koja su sredstva za to potrebna.

Arhiviranje dokumenata

Svaka sfera ljudskog života od rođenja do posljednjeg dana je popraćena papirologijom. Mogu biti različitog značaja, vrijednosti, trajanja skladištenja. Ali činjenica da se većina njih mora održavati u ispravnom stanju određeno vrijeme je činjenica. Kako biste osigurali dugotrajnu uštedu papira, koristite kutije za čuvanje dokumenata. Danas se mogu slobodno kupiti ili napraviti ručno.

Relevantnost skladištenja papira

Uvijek postoji potreba za čuvanjem originala i kopija.

• Mala, srednja ivelika preduzeća, u vladinim agencijama, arhiviranje je zakonski uslov.
• U kancelariji, posebno u HR, računovodstvenim, trgovačkim kompanijama, ovo vam omogućava da optimizirate proces rada, rasteretite radni prostor i osigurate kontinuitet funkcija kako za nove tako i za postojeće zaposlenike.
• Kod kuće, ovo osigurava red i mogućnost pronalaženja potrebnih papira u pravo vrijeme, uključujući iu hitnim slučajevima.

Pribor za arhiviranje

Kutije za skladištenje dokumenata najčešće se koriste za uštedu papira. Danas su praznine za njih dostupne u slobodnoj prodaji. U pravilu su predviđeni za papire A4 formata. Ali postoje i druge veličine. Neki proizvođači nude potrošačima posebne kutije za papir u koje se može pohraniti nekoliko kutija papira. Prodaju se nesastavljeni, a jednostavno uputstvo olakšava svakom kupcu da ih sklopi. Upotreba takvih kutija omogućava vam da se riješite nepotrebnih poslovnih papira, a ako je potrebno, brzo pronađete pravi dokument. Pravilno odabrani format kutije omogućava vam da optimalno riješite problem prostora i uštedite vrijedne materijale dugo vremena. A jasno strukturiranje originala i kopija ponekad povećava brzinu zadataka od strane zaposlenih.

Čuvanje papirologije u kancelariji

Kartonske kutije su najbolji izbor za zaštitu papira od elemenata na radnom mjestu.skladištenje dokumenata. Da biste ih koristili, potrebno je materijale rasporediti u grupe po temama i prikupiti ih na veliko, ili u zasebne datoteke, ili u fascikle, fascikle ili druge vrste istih. A zatim pokupite kutije u skladu sa potrebnim dimenzijama. Jeftini su, tako da možete kupiti potrebnu količinu. Kutije se odlikuju prostranošću, izdržljivošću i ekološkom prihvatljivošću. Prorezi za ruke olakšavaju podizanje i nošenje, dok poklopac (na šarkama ili uklonjiv) štiti od prašine. Vani na kartonu možete potpisati vrstu dokumenata. Po pravilu, kancelarijske kutije za skladištenje se prodaju nesastavljene sa odštampanim grafičkim uputstvima, tako da se lako mogu sastaviti i rastaviti i po potrebi sakriti na skrovito mesto.

Isporuka dokumenata za dugoročnu uštedu

Nijedna državna agencija ili privatno preduzeće koje se bavi ozbiljnim poslovima ne može bez arhiviranja dokumenata. Administrativna, poreska, kadrovska, računovodstvena i druga dokumentacija ima drugačiji rok čuvanja, što je regulisano listom br. 578. Ovo je obavezna procedura koja često predviđa prilično dug period štednje (do 75 godina). U tom slučaju svi papiri se sortiraju, stavljaju u kutije i predaju u za to predviđene prostorije. U ovom slučaju postoje posebni zahtjevi za kutije: moraju biti izrađene od izdržljivog kartona (idealno, ako ispunjavaju zahtjev GOST-a, onda imaju islično navedenom garantnom roku). U ovom slučaju je bolje koristiti arhivske kutije za čuvanje dokumenata i kartonske kutije. Potonji su posuda za nekoliko kontejnera za papir. Imaju žice jer su namijenjene za dugotrajno skladištenje.

Radi praktičnosti možete pokupiti i kutije za vertikalno i horizontalno skladištenje materijala. Takođe treba uzeti u obzir da postoje privatna preduzeća koja su spremna da naprave kontejnere za papire po dimenzijama koje daju naručilac.

Početna arhiva

Svaka odrasla osoba treba da brine o čuvanju važnih papira u zidovima svojih domova. Uostalom, vrlo često morate priložiti dokumente koji potvrđuju vaš identitet, obrazovanje, vlasništvo nad imovinom itd. Da biste izbjegli nepotrebne finansijske troškove i da biste mogli ostvariti svoja prava, morate imati garantne kartice za kućne aparate, priručnike za njihovo korištenje. operacija, računi o kupovini. Dokumenti mogu biti hitno potrebni u hitnim slučajevima: u slučaju iznenadnog odlaska, požara, elementarne nepogode, evakuacije stanovništva…

Originali i kopije vrijednosnih papira moraju biti na jednom mjestu, skriveni od znatiželjnih očiju, sortirani i zaštićeni od vanjskih faktora. Dobro je ako se za tu svrhu pripremi kutija za čuvanje dokumenata kod kuće. Može se kupiti, napraviti kupovinom kartonskog blanka u prodavnici za malu cijenu, ili možete prilagoditi bilo koju nepotrebnu kutiju. Ako nije arhiviranooriginale, njihovo bolno traženje će biti osigurano, a restauracija u slučaju gubitka će zahtijevati mnogo vremena, finansija i što je najvažnije, živaca.

Organizacija kućnih vrijednosti

Da biste kupili kutije za odlaganje papira i dokumenata ili ih sami izradili, potrebno je sve materijale rastaviti i sortirati u grupe, na primjer:

• lični dokumenti;
• papiri koji pokazuju vlasništvo;
• ugovori o kreditu, plaćanja po transakcijama;
• papiri o zdravstvenom stanju članova porodice, položenim pregledima, mišljenjima ljekara;
• materijali koji potvrđuju uplatu za robu, garantne kartice, itd.

Neophodno je uzeti u obzir period važenja hartija od vrijednosti, jer neke od njih možda neće biti relevantne u trenutku analize.

Savjeti za distribuciju materijala

Originali i kopije mogu se razlikovati po veličini, tako da se kutije za arhiviranje mogu napraviti tako da odgovaraju. U ovom slučaju, originali se mogu sortirati:

• po redu važnosti;
• po veličini;
• prema periodu relevantnosti;
• po vrsti (posao, dom…);
• na događajima.

Ovakva sistematizacija će uštedjeti vrijeme u potrazi za pravim papirima i zaštititi ih od djece, stranaca i vanjskih faktora.

uradi sam kutije za pohranu

Glavna razlika između porodičnih i kancelarijskih materijala je njihova veličina: na posluovo je obično A4, dok je kod kuće papir vrlo drugačiji. Stoga možete napraviti kutije za pohranu dokumenata vlastitim rukama. Postoji nekoliko opcija:

1. Možete kupiti blanko u bilo kom odjelu za domaćinstvo supermarketa i, slijedeći uputstva, sastaviti ga.
2. Ako vam je potrebna kutija malih veličina, onda morate uzeti crteže, preuzeti ih, prenijeti na karton i zalijepiti. Ukoliko navedene dimenzije ne odgovaraju korisniku, crtež možete prenijeti na papir, uz istovremeno smanjenje dimenzija obratka nekoliko puta.
3. Najlakša opcija je da uzmete bilo koju kutiju koja vam ne treba i stavite je u skladište za originale.
4. Napravi prema vlastitom crtežu. Tako, na primjer, da biste napravili kutiju za lične dokumente (pasoši, izvode iz matične knjige rođenih, prava, diplome o obrazovanju), trebate uzeti 2 lista čvrstog papira (kartona), izrezati kvadrat potrebne veličine iz svakog, jednom dodajte još 1,5 cm (za poklopac). Zatim presavijte svaki list na pola i duž različitih dijagonala. Trebalo bi biti 3 reda ukupno. Zatim uglove treba saviti do sredine, a zatim svaku stranu presavijati tako da njezin rub prolazi kroz sredinu lista. Posljednji korak je sastavljanje papirne kutije duž postojećih linija i lijepljenje stranica.

U isto vrijeme, svaka takva kutija može se ukrasiti u skladu s bojom unutrašnjosti koristeći papir u boji, ljepilo, makaze. Ispunjene "trezore" treba čuvati dalje od direktne sunčeve svjetlosti, vlage i djece.

Dokumenti su pratioci ljudskog života. Njihovu sigurnost možete osigurati uz pomoć kutija za pohranu dokumenata u arhivu, a ako finansijska situacija to ne dozvoljava, možete ih sami izraditi koristeći improvizirane materijale. A onda je obezbeđena mirna atmosfera na poslu i kod kuće.